Livros de Transcrição das Transmissões

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Antes da Lei de Registros Públicos, que entrou em vigor em 1 de janeiro de 1976, os atos de transmissão imobiliária eram inseridos nos Livros de Transcrição – compilações que contêm entre 200 e 500 folhas, e as dimensões de 60cm por 90cm. Todas as transcrições dos títulos aquisitivos eram manuscritas, e cada Livro tinha uma sequência numérica contínua. Muitas vezes, as averbações procedidas à margem das transcrições eram muito grandes, ou sua sequência acabava por ocupar todo o espaço destinado a elas, o que fazia com que se desse continuidade a tais averbações em outras folhas do mesmo Livro, ou em outro livro da mesma família, sempre indicando-se tais mudanças. O crescimento urbano, a difusão de novas tecnologias, a conscientização da população sobre a importância do registro imobiliário e as demandas por segurança nas transações imobiliárias, foram fatores que determinaram mudanças estruturais no sistema registral imobiliário. Essas mudanças foram inseridas pelo advento da Lei n. 6.015/1973, denominada de Lei de Registros Públicos. A partir desse momento, os Livros de Transcrição foram abandonados, e as matrículas tomaram o seu lugar.

Matrículas

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A Lei de Registros Públicos, que entrou em vigor em 1 de janeiro de 1976, instituiu, no âmbito do registro imobiliário, a figura da matrícula. A partir de então, a constituição de propriedade deixou de ser realizada com a simples transcrição do título aquisitivo no Livro, passando a ser realizada mediante o lançamento dos atos de registro, exclusivamente, nas matrículas dos imóveis. Essa inovação constituiu um marco em todo o sistema de registro imobiliário, uma vez que a matrícula passou a constituir o ponto de encontro de informações cadastrais e jurídico-patrimoniais. Isso porque a matrícula possui um preâmbulo com a descrição minuciosa da unidade imobiliária, além de servir de repositório oficial da cadeia de transmissões e constituição de direitos. Nela também são inseridas informações completas a respeito da titularidade dos imóveis. Portanto, as inovações da Lei de Registros Públicos trouxeram maior segurança aos serviços prestados. A primeira matrícula aberta no Registro de Imóveis da 1ª Circunscrição de Goiânia data de 5 de janeiro de 1976, e seguem a ordem numérica para cada imóvel registrado. Todos os imóveis registrados depois daquela data têm um número de matrícula correspondente, ainda que os anteriores ainda estejam nos Livros de Transcrição, uma vez que é o usuário quem deve manifestar-se para fazer a migração e a respectiva abertura da matrícula de seu imóvel. Contudo, as transcrições continuam sendo fontes de informação a respeito da história do patrimônio imobiliário.

Fichário

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As fichas são instrumentos acessórios do serviço no cartório, pois guardam as referências às transcrições feitas nos livros ou às matrículas de cada imóvel. Também foram utilizadas para realizar o cadastro de condomínios, loteamentos e pessoas. As fichas contêm, basicamente, caminhos para se chegar às informações mais importantes sobre determinado imóvel. As mais consultadas são as de loteamento, que indicam o bairro, quadra e lote, sendo que para cada um deles há uma cadeia de referências que remete às transmissões ou constituição de demais direitos reais. Com os avanços no campo da informática e o uso intensivo de tecnologia, as informações das fichas estão sendo inseridas no sistema, para serem guardadas em banco de dados, automatizando as buscas. Por isso, os sistemas de informática têm tornado seu uso menos frequente. Quando os registros eram feitos nos livros de transcrições, as fichas eram necessárias, pois não havia a concentração dos atos de transmissão imobiliária, e identificação das pessoas, em um único documento, como ocorre com a matrícula, de modo que qualquer busca feita por imóvel deveria ter uma referência, para se chegar ao registro desejado.

Microfilmes

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Os microfilmes são meios seguros e juridicamente reconhecidos de armazenamento de informações. Eles podem substituir o documento original e foram largamente utilizados nesta Serventia até 1997. Ainda hoje, servem de consulta para a emissão de certidões, ou como documento de consulta segura para a retificação de dados nas matrículas. A Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, trata sobre a “microfilmagem de documentos oficiais”, e foi regulamentada pelo Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. O Decreto, em seu Art. 2º, regulamenta inclusive a emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes. A qualidade de microfilmagem é medida pela quantidade de linhas por milímetro do microfilme, de modo que quanto maior a quantidade de linhas por milímetro, mais alta é a definição daquele filme. A eliminação de documentos microfilmados, nos termos do Decreto, pode ser feita, desde que observada a tabela de temporalidade do órgão, devidamente aprovada por autoridade competente, e respeite os dispositivos da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos.

Plantas

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As plantas são desenhos que traçam a projeção horizontal de determinadas áreas. Elas oferecem uma imagem na qual se percebe a visão do topo do objeto. As mais utilizadas, no registro de imóveis, são as baixas e de situação. As plantas constituem documentos obrigatórios e legalmente exigidos para os registros que visam à constituição e modificação de loteamentos, incorporações imobiliárias, desmembramento e remembramento de lotes, apuração de remanescentes, dentre outros. A partir delas, é possível visualizar o projeto apresentado, em seus detalhes e especificações, sendo possível observar as dimensões da área a ser construída, bem como a largura, comprimento e confrontações. É comum que se confunda planta com mapa, entretanto, existem diferenças técnicas que tornam essas duas ferramentas distintas. O mapa caracteriza-se por ser uma demonstração, no plano, de aspectos geográficos, naturais ou culturais de uma área pré-determinada. É uma representação gráfica feita em escala reduzida de aspectos da superfície terrestre. A planta também é uma representação gráfica, porém, com objetivos mais restritos, pois retrata uma área de dimensões reduzidas em que a escala possa ser constante.

Máquinas

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Trata-se dos equipamentos que auxiliam o trabalho de registro e a guarda dos documentos que compõem o acervo da Serventia. As ferramentas utilizadas vão, desde a máquina de datilografar, em que eram realizados registros mais antigos, até os scanners mais modernos, capazes de realizar imagens de plantas e documentos encadernados, com alta resolução. A Serventia conta, hoje, com tecnologias de ponta, para a impressão e a digitalização dos documentos e títulos que nela ingressam. O maquinário apresentado insere-se na modernização dos Registros Públicos, que desde os anos de 1970 vem ocorrendo em todo o Brasil. A relação do Arquivo com o restante da Serventia também foi objeto de profundas mudanças, pois o avanço da tecnologia permitiu o abando da manipulação do documento físico para a consulta digital. A redução de custos e a incrível redução do tamanho dos discos para armazenamento de informações digitais favoreceu a criação e a manutenção de acervos digitais, com quantidades inimagináveis de informações. Os sistemas de acesso a elas também têm se refinado, proporcionando maior eficácia na recuperação das informações. Neste ponto, observam-se alguns dos avanços tecnológicos mais expressivos na prática do Registro de Imóveis.